TIETOSUOJASELOSTE (5.3.2025)
Tämä tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR, The General Data Protection Regulation), joka koskee EU:n kansalaisten oikeuksia tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.
REKISTERINPITÄJÄ
ATA Gears Oy
y-tunnus: 0153826-7
osoite: Aitolahdentie 75, 33580 Tampere
puh: 040 757 5449
sähköposti: postmaster@atagears.fi
HENKILÖREKISTERIÄ HOITAVA HENKILÖ
nimi: Nora Duncker
puh: 050 596 4864
sähköposti: nora.duncker@atagears.fi
REKISTERIN NIMI ATA Gears Oy:n työnhakurekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterinpitäjä (”ATA Gears”) tarjoaa yksityisille työnhakijoille ja opiskelijoille työ- ja harjoittelupaikkoja. Työ- ja harjoittelupaikkojen tarjoaminen edellyttää hakijoiden henkilötietojen käsittelyä. Henkilötiedot muodostavat ATA Gearsin työn- ja harjoittelupaikanhakijarekisterin. ATA Gearsin työn- ja harjoittelupaikanhakijarekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ATA Gearsilta työpaikkaa ja/tai harjoittelupaikkaa hakevien henkilöiden ja ATA Gearsin välisten suhteiden hoitaminen, hallinta ja ylläpito, työ- ja harjoittelusopimusten hallinta, hakutapahtumien varmentaminen sekä asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen. Lisäksi henkilötietoja saatetaan käyttää markkinointitarkoituksiin. Sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään vain rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella, minkä suostumuksen rekisteröity voi perua ottamalla yhteyttä ATA Gearsin henkilörekisteriä hoitavaan henkilöön.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET
Henkilötietojen käsittely perustuu kansalliseen lainsäädäntöön ja EU:n tietosuoja-asetukseen (General Data Protection Regulation, GDPR). Henkilötietojen käsittelyperusteina ovat työ- tai harjoittelupaikanhakijan antama suostumus, hakijan ja ATA Gearsin välinen sopimus sekä työsuhteeseen perustuva ATA Gearsin oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän liiketoiminnan kannalta ja palveluiden tarjoamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perustuessa paikanhakijan suostumukseen, paikanhakijalla on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta käsittelyn lainmukaisuuteen ennen peruutusta.
REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisteröidystä voidaan tallentaa rekisteriin seuraavia tietoja:
– paikanhakijan nimi, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite ja joissakin tapauksissa myös henkilötunnus
– osapuolten väliseen sopimukseen liittyvät tiedot, kuten haetut työ- tai harjoittelupaikat
– verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot rekisterinpitäjän verkkosivustoilla
– mahdolliset muut paikanhakijan nimenomaisella suostumuksella kerätyt tiedot
– markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, joita voivat olla paikanhakijaan kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. uutiskirjeet tai kilpailut) ja
– hakijapuhelutallenteet osana henkilöiden äänitallenteita.
Tallennettuja puhelunauhoitteita käytetään todentamaan paikanhakutoiminnan tapahtumia sekä niiden valvomiseksi. Nauhoitteiden avulla ATA Gears voi myös suorittaa sisäistä laadunvalvontaa ja kehittää palveluaan. Tallennettuja puhelunauhoitteita voidaan käyttää myös henkilöstöhallinnon palvelutehtävissä toimivan rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden työntekijöiden kouluttamisessa. Koulutustarkoituksissa nauhoitteita käytetään siten, ettei niistä tarpeettomasti ilmene ATA Gearsin hallintotyöntekijän tai hakijan henkilöllisyys. Koulutusten yhteydessä niihin osallistujia informoidaan siitä, että tallenteet kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin ja nämä sitoutuvat tietojen salassapitoon.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterin säännönmukaisena ja pääasiallisena tietolähteenä ovat hakijoilta itseltään kerättävät tiedot. Tietoja kerätään hakutapahtumien ja sopimuksenteon yhteydessä. Lisäksi hakijatietoja voidaan myös muutoin kerätä hakijalta itseltään puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Tietoja voidaan saada myös ATA Gearsin alihankkijoilta tai yhteistyökumppaneilta. Hakijatietoja voidaan kerätä myös ohjelmallisten evästeiden tai teknisten laitteiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän alihankkijoille ja muille vastaaville yhteistyötahoille, jotka ovat tehneet rekisterinpitäjän kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta suoramarkkinointitarkoituksiin eikä mielipide- tai markkinatutkimuksiin tai muihin vastaaviin selvityksiin. Suoramarkkinointiluvan antaneiden rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa ATA Gearsin yhteystyökumppaneille ATA Gearsin tuotteiden markkinointitarkoituksissa.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille siten, kuin viranomaisilla on erityislainsäädännön perusteella tähän oikeus. Tilastollisia palvelun käyttötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jossa niistä ei voida tunnistaa yksilöllisiä henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä saattaa käyttää henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajaa (esim. tallennepalvelin), jolla voi olla pääsy henkilötietoihin myös EU-/ETA-alueen ulkopuolelta. Rekisterinpitäjä huolehtii tällöinkin tietojen siirron asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja siirretään kaikissa tilanteissa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso,
– rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita, joista asiakkaalla on oikeus saada jäljennös ottamalla yhteyttä Venehotelliin tai
– asiakas on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojensa siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield -järjestely.
Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu. ATA Gearsin verkkosivustolla voidaan käyttää ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa sen, että internet-sivujen ylläpitäjä tunnistaa usein sivuilla vierailevat kävijät ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.
Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua ATA Gearsin saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. Evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa ATA Gearsin verkkosivustojen toiminnallisuuteen.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin sisältämien tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden tietosuojasäännösten määräyksiä ja periaatteita sekä muita viranomaisten määräyksiä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisterin sisältämä sähköinen aineisto on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten estämiseksi palomuurein, salasanoin ja muilla yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla.
Sekä sähköinen että fyysinen rekisteriaineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja alihankkijoilla on vaitiolovelvollisuus.
TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella on oikeus tarkastaa omat rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna. Kirjallinen ja allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu tarkastuspyyntö tulee toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle. Ennen luovutusta henkilön henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai muulla vastaavalla luotettavalla tavalla.
Rekisterinpitäjän valinnan mukaan tieto ääni- tai kuvatallenteen sisällöstä voidaan esittää tarkastuspyynnön tekijälle joko rekisterinpitäjän luona kuunneltavana tai katseltavana tallenteena tai äänitallenteen osalta siitä auki kirjoitettuna tekstinä.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jos rekisteröity havaitsee, että hänen rekisterissä olevat henkilötietonsa ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, on hänellä oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle. Tiedon korjaamista koskeva vaatimus on kyettävä yksilöimään mahdollisimman tarkasti.
OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT
Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen. Siirtoa koskevan pyynnön voi tehdä edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalla henkilölle.
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Henkilöllä, joka havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Suomen kansallinen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.